Politique de protection des données personnelles de Willeol

Version en vigueur le 12.01.2026

Les termes commençant par une majuscule, utilisés dans la présente Politique de protection des données personnelles ont le sens qui leur est donné dans les Conditions Générales d’Utilisation de l’Application WILLEOL, lorsqu’ils y sont définis, sauf indication contraire expresse.

La présente Politique de protection des données personnelles complète les Conditions Générales d’Utilisation de l’Application WILLEOL. Elle a une vocation exclusivement informative et n’a pas pour objet de définir les conditions contractuelles de fourniture du Service.

1. Identité du responsable de traitement

La société WILLEOL, société par actions simplifiée (SAS) simplifiée de 287 542,00 euros), immatriculée au RCS de Toulouse sous le numéro 840 609 325, dont le siège social est situé 18 Avenue Charles de Gaulle, BAT 39, 31130 BALMA, édite et exploite l’Application WILLEOL. Dans le cadre de l’utilisation de l’Application, WILLEOL agit en qualité de responsable de traitement au sens du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD) et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

2. Champ d’application

La présente Politique de protection des données personnelles a pour objet d’informer les Utilisateurs des conditions dans lesquelles leurs Données à Caractère Personnel sont collectées, utilisées, conservées et protégées dans le cadre de l’utilisation de l’Application WILLEOL. Elle s’applique à l’ensemble des traitements mis en œuvre dans le cadre :

  • de la création et de la gestion d’un Compte WILLEOL ;
  • de l’utilisation du Coffre et des services proposés, dont les Services Payants ;
  • des relations avec les Tiers de Confiance, Distributeurs et Professionnels habilités ;
  • des communications d’information et de prospection commerciale.

La présente Politique s’applique aux Données à Caractère Personnel des personnes suivantes :

  • les prospects contactant WILLEOL via les formulaires en ligne ;
  • les Utilisateurs de l’Application WILLEOL ;
  • les Tiers de Confiance désignés par les Utilisateurs ;
  • les Ayants Droit ou personnes habilitées dans le cadre de l’exécution des volontés de l’Utilisateur ;
  • les Professionnels habilités intervenant dans les conditions prévues par les CGU.
  • les Distributeurs partenaires de WILLEOL, lorsqu’ils agissent dans le cadre de la mise à disposition ou de la promotion de l’Application ;

3. Données personnelles traitées

Les Données à Caractère Personnel sont principalement collectées directement auprès de l’Utilisateur lors de la création et de l’utilisation de son Compte.

Certaines Données peuvent également être collectées de manière indirecte, notamment lorsqu’elles sont communiquées par :

  • un Tiers de Confiance désigné par l’Utilisateur ;
  • un Distributeur ou un Professionnel habilité ;
  • un Ayant Droit dans le cadre de l’exécution des directives post-mortem ;
  • les autorités compétentes, lorsque la loi l’exige.

Dans ces cas, WILLEOL s’engage à respecter les obligations d’information prévues par l’article 14 du RGPD.

3.1 Données d’identification et de contact

  • nom de naissance
  • nom d’usage
  • prénom ;
  • adresse électronique ;
  • numéro de téléphone ;
  • adresse postale ;
  • identifiants de connexion et données d’authentification (y compris authentification multi-facteurs).

3.2 Données relatives au Compte et à l’utilisation de l’Application

  • paramètres du Compte ;
  • historiques de connexion ;
  • journaux d’accès et de sécurité ;
  • données techniques (adresse IP, type de terminal, navigateur, logs).

3.3 Éléments déposés dans le Coffre

Les Éléments déposés par l’Utilisateur peuvent contenir, selon ses choix :

  • Documents d’état civil
  • Directives anticipées ;
  • Volontés funéraires ;
  • Volonté concernant le don du corps  et d’organes
  • Informations de santé
  • Contrats d’assurances (notamment contrats obsèques) ;
  • Inventaires patrimoniaux ;
  • Testament
  • Messages posthumes ;

WILLEOL n’analyse pas le contenu des Éléments, qui sont déposés et organisés sous la seule responsabilité de l’Utilisateur.

3.4 Données relatives aux Tiers de Confiance

  • identité et coordonnées ;
  • rôle et accès définis par l’Utilisateur ;
  • traces d’accès et d’activation.

3.5 Données relatives aux paiements

Les données de paiement sont traitées exclusivement par le prestataire de paiement Stripe. WILLEOL n’a pas accès aux données bancaires complètes de l’Utilisateur.

4. Données sensibles et données de santé

Certains Éléments du Coffre peuvent contenir des Données Sensibles, y compris des Données de Santé, au sens de l’article 9 du RGPD. Ces données sont traitées sur la base du consentement explicite de l’Utilisateur ; conformément aux paramétrages qu’il effectue sur l’Application ; sur la base du consentement explicite de l’Utilisateur, et, le cas échéant, lorsque le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne, dans les conditions prévues par l’article 9, paragraphe 2, point c) du RGPD.

5. Finalités des traitements

Les Données à Caractère Personnel sont traitées notamment afin de :

  • créer, gérer et sécuriser le Compte Utilisateur ;
  • assurer l’authentification et la gestion des accès au Coffre ;
  • permettre le dépôt, la conservation, la transmission et la traçabilité des Éléments ;
  • gérer les accès aux Elements de Coffre entre Utilisateurs
  • gérer les accès en tant que Tiers de confiance au Coffre d’un autre Utilisateur l’ayant désigné comme tel
  • gérer la création et gestion d’un Coffre Délégué par l’Utilisateur
  • gérer les Abonnements, options, Crédits et Services Payants ;
  • permettre la désignation et la gestion des Tiers de Confiance ;
  • exécuter les Accès Conditionnés en cas d’Événement Grave ou de Décès ;
  • assurer l’assistance et le support Utilisateur ;
  • respecter les obligations légales et réglementaires applicables à WILLEOL ;
  • prévenir les usages frauduleux et assurer la sécurité du Service ;
  • défendre les droits et intérêts de WILLEOL ;
  • adresser des communications d’information, newsletters et propositions commerciales, notamment en fonction de l’état de remplissage du Coffre de l’Utilisateur, afin de lui proposer des services ou produits en lien avec l’objet de l’Application.
  • Gérer les Affiliations et les Documents Distributeurs : Les Données à Caractère Personnel peuvent être traitées afin de permettre l’identification des Utilisateurs affiliés à un Distributeur et la gestion opérationnelle des Documents Distributeurs déposés ou partagés dans leur Coffre, notamment par l’affichage, au sein de l’espace dédié du Distributeur, des informations strictement nécessaires à cette finalité (nom, prénom, code postal de résidence et, le cas échéant, photo de profil).

Les Données à Caractère Personnel peuvent également être traitées à des fins de statistiques, d’analyses et de pilotage du service, notamment pour :

  • le suivi du nombre d’Utilisateurs et de Comptes actifs ;
  • l’analyse de l’utilisation des fonctionnalités, options et formules ;
  • le suivi des relations de Tiers de Confiance (existence, nombre, statut) ;
  • la gestion et le suivi des Crédits et de la cagnotte ;
  • l’analyse des parcours d’affiliation avec les Distributeurs ;
  • l’amélioration continue de l’Application, de sa sécurité et de ses performances

Ces traitements sont réalisés à partir de données agrégées ou pseudonymisées, ne portant pas sur le contenu des Éléments du Coffre.

6. Bases légales des traitements

Les traitements mis en œuvre reposent sur les bases légales suivantes :

  • l’exécution du contrat liant l’Utilisateur à WILLEOL (CGU)
  • le respect des obligations légales et réglementaires ;
  • l’intérêt légitime de WILLEOL, notamment pour la sécurité, l’amélioration du service, la prévention de la fraude, la prospection commerciale liée à l’objet du service et la défense de ses droits ;
  • le consentement de l’Utilisateur, notamment pour certaines communications ;
  • l’intérêt légitime de l’Utilisateur ou d’un tiers en cas d’Événement Grave ou de Décès.

Tous les traitements statistiques et analytiques reposent sur l’intérêt légitime de WILLEOL, consistant à assurer le pilotage, la sécurité, l’amélioration continue et la pérennité économique de l’Application, dans le respect des droits et libertés des personnes concernées.

7. Communications et prospection commerciale

WILLEOL peut adresser à l’Utilisateur :

  • des communications liées au fonctionnement de l’Application ;
  • des newsletters et communications de prospection commerciale, notamment pour lui proposer des services ou produits en lien avec la préparation de la fin de vie, la protection de ses proches ou le contenu de son Coffre.

Ces communications peuvent être personnalisées en fonction de l’état de remplissage du Coffre, sans analyse du contenu des Éléments. L’Utilisateur peut s’opposer à tout moment à la réception de communications commerciales via le lien de désinscription figurant dans chaque email ou en contactant le DPO.

Cette personnalisation ne repose sur aucune analyse du contenu des Éléments du Coffre, mais uniquement sur des indicateurs techniques de complétion ou d’activation de fonctionnalités.

8. Stockage et hébergement des données

8.1 Éléments du Coffre

Les Éléments déposés dans le Coffre sont stockés et conservés exclusivement au sein d’un service d’archivage électronique sécurisé opéré par un prestataire tiers spécialisé, agissant en qualité de sous-traitant au sens du RGPD. WILLEOL n’héberge pas directement les Éléments du Coffre et n’en conserve aucune copie sur ses propres serveurs.

8.2 Données techniques et applicatives

Les données nécessaires au fonctionnement de l’Application (comptes, accès, journaux) sont chiffrées et hébergées sur des infrastructures agréées HDS sécurisées situées dans l’Union européenne.

9. Sous-traitants

WILLEOL recourt à des sous-traitants techniques sélectionnés pour leurs garanties suffisantes en matière de sécurité, de confidentialité et de conformité réglementaire. À ce titre, WILLEOL fait notamment appel à :

  • CECURITY, prestataire français spécialisé dans l’archivage électronique sécurisé et la conservation probante des documents ;
  • Stripe, prestataire de services de paiement

Ces sous-traitants interviennent exclusivement sur instruction de WILLEOL et dans le cadre de contrats conformes à l’article 28 du RGPD.

10. Destinataires des données

Les Données peuvent être communiquées, dans la limite de leurs attributions respectives :

  • aux équipes internes de WILLEOL ;
  • aux sous-traitants techniques ;
  • aux Distributeurs, uniquement pour les Documents Distributeurs concernés ;
  • aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige

Dans le cadre de la relation d’Affiliation entre l’Utilisateur et un Distributeur, ce dernier peut accéder, via un espace sécurisé dédié, à certaines Données à Caractère Personnel de l’Utilisateur strictement limitées à son identification, à savoir : nom, prénom, code postal de résidence et, le cas échéant, photo de profil. Cet accès est exclusivement destiné à permettre l’identification de l’Utilisateur affilié et la gestion des Documents Distributeurs qu’il a acceptés ou partagés. Le Distributeur ne dispose en aucun cas d’un accès au contenu du Coffre de l’Utilisateur, ni à ses autres Données, ni aux Éléments qui n’auraient pas été expressément partagés avec lui. Toute utilisation de ces Données par le Distributeur à des fins autres que celles prévues aux présentes est strictement interdite.

Les Distributeurs peuvent aussi avoir accès, via des espaces ou reportings dédiés, à des statistiques agrégées relatives à l’utilisation de l’Application par les Utilisateurs avec lesquels ils sont en lien, notamment à des indicateurs quantitatifs d’inscription, d’activation ou d’utilisation des services de l’Application. Ces statistiques ne permettent en aucun cas l’identification individuelle des Utilisateurs ni l’accès au contenu de leur Coffre ou à des Données Sensibles.

Ces traitements reposent sur l’exécution du contrat liant l’Utilisateur à WILLEOL et, le cas échéant, sur l’intérêt légitime de WILLEOL et du Distributeur à assurer la bonne gestion de la relation d’affiliation et des Documents Distributeurs.

11. Transferts hors Union européenne

Les Données sont hébergées et traitées au sein de l’Union européenne. Lorsque des prestataires sont susceptibles d’être soumis à des législations extracommunautaires, WILLEOL met en œuvre des garanties appropriées, notamment des mesures de chiffrement et des clauses contractuelles conformes au RGPD.

12. Durées de conservation

Les Données sont conservées :

  • pendant la durée d’utilisation du Compte ;
  • puis selon les durées prévues par les CGU ;
  • et conformément aux obligations légales et exigences probatoires applicables.

À titre indicatif, certaines Données peuvent être conservées au-delà de la durée du Compte, notamment à des fins probatoires, de sécurité, de prévention des fraudes ou pour répondre à des obligations légales, pour des durées pouvant aller jusqu’à cinq (5) ans, conformément aux durées précisées dans les CGU et à la réglementation applicable.

13. Données post-mortem

Les paramétrages réalisés par l’Utilisateur et l’acceptation des CGU valent définition de directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses Données après son Décès, conformément à la loi Informatique et Libertés.

14. Droits des Utilisateurs

L’Utilisateur dispose des droits suivants :

  • droit d’accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit à l’effacement ;
  • droit à la limitation du traitement ;
  • droit d’opposition ;
  • droit à la portabilité ;
  • droit au retrait du consentement.

L’Utilisateur est informé que l’opposition au traitement de ses Données strictement nécessaires à l’identification auprès de son Distributeur affilié peut entraîner l’impossibilité pour ce dernier de déposer ou gérer des Documents Distributeurs dans son Coffre.

Ces droits peuvent être exercés auprès du Délégué à la Protection des Données :

  • dpo@willeol.com
  • WILLEOL – DPO – 18 Avenue Charles de Gaulle, BAT 39, 31130 BALMA

L’Utilisateur peut introduire une réclamation auprès de la CNIL

15. Sécurité

WILLEOL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformes à l’état de l’art afin de garantir la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des Données à Caractère Personnel.

En cas de violation de Données à Caractère Personnel susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, WILLEOL s’engage à notifier ladite violation à l’autorité de contrôle compétente dans les délais prévus par la réglementation applicable et, le cas échéant, à en informer les personnes concernées.

16. Mise à jour de la politique

La présente Politique peut être modifiée à tout moment afin de refléter les évolutions du Service ou du cadre légal. La version applicable est celle publiée sur le site internet de WILLEOL.